เข้าสู่ระบบ

การทบทวนภารกิจ

 

1. ที่มา

          ส่วนราชการและหน่วยงานของรัฐต้องกำหนดแนวทางการบริหารหน่วยงาน และแนวทางดำเนินการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ คือ ประโยชน์สุขของประชาชน โดยนำเนื่อหาพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ.2546 ซึ่งกำหนดเป้าหมายไว้ 7 ประการ และแผนยุทธศาสตร์การพัฒนาระบบราชการไทย พ.ศ. 2546 – 2550 ซึ่งกำหนดวัตถุประสงค์หลักไว้ 4 ประการ และจำแนกออกเป็น 7 ยุทธศาสตร์ ไปเป็นกรอบการดำเนินการ

          แนวทางการบริหารราชการอย่างมีประสิทธิภาพและเกิดความคุ้มค่าในเชิงภารกิจของรัฐนั้น สามารถกระทำได้หลานวิธี แนวปฏิบัติหนึ่งที่สามารถนำมาใช้ในการทบทวนภารกิจและสอบทานกำลังคนได้         อย่าง     มีประสิทธิภาพคือ การเลือกใช้หลักการบริหารหน่วยงานโดยใช้วงจรการควบคุมและพัฒนาคุณภาพหรือมักเรียกในชื่อย่อว่า PDCA (Plan, Do, Check, Act) ซึ่งประกอบด้วย 4 ขั้นตอนสำคัญ คือ

  • การวางแผน (Plan)
  • การปฏิบัติ (Do)
  • การติดตามตรวจสอบประเมินผล (Check)
  • การกำหนดแนวทางการดำเนินการต่อไป (Act)

โดยเฉพาะผู้บริหารเมื่อจะทบทวนภารกิจและกำลังคน ผู้บริหารเองต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ที่ครอบคลุม โดยเฉพาะต้องรู้ว่าขอบเขตของภารกิจในความรับผิดชอบของตนนั้นมีอะไรบ้าง เพื่อจะได้สามารถจัดสรรทรัพยากรไปสู่งานที่มีระดับความจำเป็นและเร่งด่วนที่แตกต่างกัน ทั้งยังไม่เกิดความซับซ้อนกับหน่วยงานอื่น

 

เมื่อผู้บริหารทราบภารกิจและขอบเขตของงานที่หน่วยงานของตนเองรับผิดชอบและจึงควรเริ่มพิจารณาทบทวนกระบวนการขั้นตอนการทำงาน และสอบทานกำลังคนของหน่วยงานที่ตนเองรับผิดชอบอยู่ เพื่อลดขั้นตอนการทำงานในอนาคตให้สั้นลงและใช้เวลาในการปฏิบัติงานน้อยลง ซึ่งจะส่งผลให้งานที่ทำอยู่เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ได้ผลตรงตามวัตถุประสงค์และเป็นไปตามเป้าหมายที่องค์กรได้วางไว้ สำหรับเทคนิคการวิเคราะห์เพื่อทบทวนภารกิจ จะนำไปสู่การปรับกระบวนการทำงานใหม่ซึ่งเป็นแนวทางการปฏิบัติตามมาตรา 24 และมาตรา 29 การประกาศขั้นตอนแผนภูมิการปฏิบัติงานและกำหนดเวลาแล้วเสร็จ การกระจายอำนาจตัดสินใจและการลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน (การออกแบบกระบวนงานใหม่)

กระบวนทัศน์การทบทวนภารกิจและสอบทานกำลังคน

          กระบวนทัศน์ของการทบทวนภารกิจและการสอบทานกำลังคนสามารถอธิบายได้ตามแผนภาพ ต่อไปนี้

                           Plan                     Do

                                           Check                   Act

การทบทวนภารกิจ

การออกแบบกระบวนงานใหม่

ทบทวนภารกิจและกำลังคน

                                                                                         

       ที่มา :

        วัตถุประสงค์ของการสอบทานกำลังคน มีขึ้นเพื่อให้ผู้บริหารจะได้รับทราบถึงศักยภาพของกำลังคนของหน่วยงานที่ตนเองรับผิดชอบอยู่ว่าเป็นอย่างไร เทคนิคที่นำมาใช้ คือ เทคนิคการสอบทานกำลังคัน หรือในภาษาอังกฤษมีชื่อว่า Manpower Audit

2. เทคนิคการทบทวนภารกิจ

2.1 การทบทวนภารกิจคืออะไร

     การทบทวนภารกิจ คือการตรวจสอบกระบวนการทำงานในความรับผิดชอบของหน่วยงานนั้นว่ายังมีความจำเป็นอยู่หรือไม่ หากได้ทบทวนแล้วพบว่าไม่มีความจำเป็นอาจจะตัดสินใจยกเลิกหรือมอบให้ผู้รับผิดชอบดำเนินการแต่หากยังจำเป็นอยู่ลักษณะการทำงานนั้นควรจะมีการพัฒนาการไปในรูปแบบเช่นไร

   ในยุคที่การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องปกติและผลสัมฤทธิ์เป็นเรื่องสำคัญในการบริหารองค์กร การทบทวนภารกิจเพื่อตรวจสอบกระบวนการทำงานนั้นเป็นเรื่องที่ทุกหน่วยงานควรต้องกระทำอย่างสม่ำเสมอ

2.2 การเตรียมการก่อนวิเคราะห์ภารกิจ

     การเตรียมการก่อนการวิเคราะห์ภารกิจ จะช่วยให้เกิดความพร้อมในการวิเคราะห์ภารกิจได้อย่างลึกซึ้ง ถูกต้อง ตรงประเด็น หน้าที่สำคัญประการหนึ่งของการเตรียมความพร้อมคือการจัดหาข้อมูลให้เพียงพอที่จะทำการวิเคราะห์ ข้อมูลที่ได้ควรเป็นข้อมูลที่ถูกต้องมีรายละเอียดชัดเจนและทันต่อเหตุการณ์ เพื่อป้องกันมิให้ผลการวิเคราะห์เกิดความเบี่ยงเบนจากความเป็นจริง

   การเตรียมความพร้อมที่สำคัญในการทบทวนภารกิจของหน่วยงานในภาครัฐ ได้แก่

     1) ทำความเข้าใจนโยบายรัฐบาล กฎหมาย กฎ ระเบียบต่างๆ รวมทั้งมติคณะรัฐมนตรีที่เกี่ยวข้อง

     2) พิจารณากำหนดขอบเขตของงานในความรับผิดชอบของหน่วยงาน

     3) ศึกษาและจัดเตรียมข้อมูลเกี่ยวกับอำนาจหน้าที่ในปัจจุบันของหน่วยงาน โดย

         - จำแนกตามประเภทของงาน ระบุให้ชัดเจนว่างานใดเป็นงานหลัก และงานใดเป็นงานรอง

         - งานนั้นปฏิบัติโดยใคร รวมทั้งหา/จัดทำคำนิยมหรือคำรัดกัดความ หรือรายละเอียดของแต่ละงานไว้ให้ชัดเจน

แหล่งข้อมูลสำหรับผู้ไม่คุ้นเคยการจำแนกข้อมูล

     สำหรับผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับการจำแนกประเภทงาน สามารถหาข้อมูลได้จากแหล่งต่อไปนี้

  • อำนาจหน้าที่ของหน่วยงาน

หาได้จากกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดตั้งส่วนราชการ/หน่วยงานนั้นๆ เช่น หน่วยงานระดับกรม

และหน่วยงานภายในกรม ตรวจสอบได้จากกฎกระทรวงแบ่งส่วนราชการ เป็นต้น

  • การจำแนกประเภทของงาน

หาได้จากหัวข้อในกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดตั้งส่วนราชการ/หน่วยงาน ซึ่งแต่ละหัวข้อจะแยกประเภทงานไว้แล้ว

  • การจำแนกงานหลักและงานรอง

อาศัยการวิเคราะห์จากประสบการณ์ของผู้ทำงานเอง วิธีการพิจารณาอย่างง่าย คือ พิจารณาจากกฎหมายที่กำหนดอำนาจหน้าที่ของหน่วยงานนั้น ตัวอย่างเช่น สำนักงาน ก.พ.ร. มีงานหลักตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 71/9 แห่งพระราชบัญญัติระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน(ฉบับที่ 5) เป็นต้น

  • งานรอง

เป็นงานที่เสริมให้งานหลักประสบผลสำเร็จ และหากไม่มีงานหลัก งานรองก็มักยุบเลิกไปด้วย      เช่น หน่วยงานธุรการ หน่วยงานบริหารทั่วไป หน่วยงานเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เป็นต้น

2.3 การตั้งคำถามหลัก

     เมื่อเข้าสู่กระบวนการทบทวนภารกิจนั้น ใช้เทคนิคการตั้งคำถามถือเป็นเครื่องมือช่วยคิดประเด็นและพิจารณารายละเอียด โดยปกติแล้วการทบทวนภารกิจในกรณีทั่วไปจะมีชุดคำถามประกอบด้วยคำถามหลัก    7 คำถาม อย่างไรก็ดีหากผู้นำเทคนิคนี้ไปใช้ใความรู้และประสบการณ์เกี่ยวกับลักษณะพิเศษเฉพาะ           ของหน่วยงานตลอดจนมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดโครงสร้างองค์กรรูปแบบต่างๆเป็นอย่างดี         และกว้างขวางแล้ว อาจปรับปรุงคำถามให้เหมาะกับการใช้งานเฉพาะกรณีได้

Search


เงื่อนไขการให้บริการเว็บไซต์ : Website Policy : Privacy Policy Website Security Policy
Copyright© 2012 KmOps. design by กลุ่มบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร สำนักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุข