เข้าสู่ระบบ

การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน (Standard Operating Procedure : SOP)


    ตามแผนพัฒนาบุคลากรสำนักงานรัฐมนตรี กระทรวงสาธารณสุข (พ.ศ. ๒๕๕๗ - ๒๕๖๐) ได้กำหนดแนวทางการพัฒนาบุคลากรของหน่วยงานขึ้น โดยมุ่งหวังให้บุคลากรของหน่วยงาน สามารถสร้างสมรรถนะในการปฏิบัติงานได้ดย่างสอดคล้องกับแนวทางที่หน่วยงานต้องการ และเกิดความก้าวหน้าในวิชาชีพตามสายงานที่ปฏิบัติหน้าที่ อีกทั้งคาดหวังว่าบุคลากรในหน่วยงานจะสามารถปฏิบัติงานแทนกันได้ โดยมีการส่งเสริมให้จัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน (Standard Operating Procedure : SOP) ซึ่งเป็นคู่มือสำคัญที่จะทำให้บุคลากรในหน่วยงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง มีทิศทางเดียวกัน สามารถนำไปปฏิบัติงานได้จริง อีกทั้งยังสามารถนำไปประกอบการประเมินผลการปฏิบัติงานได้อีกด้วย 

     สำนักงานรัฐมนตรี จึงได้จัดทำโครงการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการเพื่อพัฒนาบุคลากรสำนักงานรัฐมนตรี เรื่อง การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน (Standard Operating Procedure : SOP) ขึ้น ดังมีองค์ความรู้ที่ได้ ดังนี้  

 

การเขียนผังกระบวนการ (Process Flow Diagram)

 

วัตถุประสงค์

1. เพื่อให้ทราบวิธีการเขียนผังกระบวนงาน

2. เพื่อประยุกต์ใช้ในการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน

 

ประโยชน์ของ Flowchart

1. แสดงลำดับขั้นตอนของกระบวนการปฏิบัติงาน

2. แสดงความสัมพันธ์ของหน่วยงานต่างๆในกระบวนการปฏิบัติงาน

3. ช่วยให้การจัดทำเอกสาร ทำได้ง่ายขึ้น

4. อ่านเข้าใจง่าย ทำให้เห็นภาพรวมของการปฏิบัติงาน

 

การเขียน Flowchart

1. Block Diagrams ใช้อธิบายกิจกรรมที่ไม่ซับซ้อน เขียนง่าย

2. Standard Flowcharts มีการใช้สัญลักษณ์มากขึ้น และนิยมเขียนมากที่สุด

3. Functional Flowcharts แสดงทิศทางการไหลของกิจกรรม ข้ามหน่วยงาน

 

เทคนิคการเขียน Flowchart

เลือกรูปแบบ Flowchart

- เขียนกิจกรรมต่างๆที่ปฏิบัติอยู่ในกระบวนการ

- เรียงลำดับกิจกรรมตามขั้นตอน

- เขียนสัญลักษณ์ ในแต่ละกิจกรรม และเชื่อมด้วยลูกศร

- ตรวจสอบกับการปฏิบัติงานจริง และแก้ไขให้ถูกต้อง

- เขียนรายละเอียดเพิ่มเติม ตามรูปแบบที่กำหนด

 

ข้อแนะนำเพื่อให้ได้เอกสารระเบียบปฏิบัติงานที่ดี

- กำหนดทีมเขียนซึ่งมีผู้ใช้เอกสารอยู่ด้วย

- มีเอกสารเท่าที่จำเป็น

- เขียน ให้อ่านเข้าใจง่าย และใช้งานง่าย

- เขียนตามที่ปฏิบัติจริง และสอดคล้องกับข้อกำหนดระบบการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง

- ส่งเสริมการใช้เอกสารและปฏิบัติตามเอกสาร

- ลดข้อขัดแย้งระหว่างเอกสาร และการปฏิบัติจริง มีการทดลองใช้เอกสาร ก่อนประกาศใช้จริง

- ฝึกอบรมผู้ใช้เอกสารทุกคนเป็นอย่างดีก่อนนำไปใช้

- สามารถใช้ในการตรวจติดตามผลการปฏิบัติงาน

- ให้ผู้ปฏิบัติงานทราบถึงผลของการไม่ปฏิบัติตามเอกสารระเบียบปฏิบัติงาน

 

ประโยชน์ของผังงาน

 

- ทำให้ลำดับขั้นตอนการทำงานได้ง่าย ไม่สับสน

- ช่วยในการตรวจสอบ และแก้ไขได้ง่ายเมื่อมีข้อผิดพลาด

- ช่วยในการดัดแปลง แก้ไข สะดวกและรวดเร็ว

- ช่วยให้ผู้อื่นศึกษาการทำงานได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น

- ช่วยให้เข้าใจง่าย เพราะสื่อด้วยภาพ สะดวกในการพิจารณาลำดับขั้นตอนในการทำงาน

 

การเขียนผังงานที่ดี

- ใช้สัญลักษณ์ตามที่กำหนด

- ใช้ลูกศรแสดงทิศทางการไหลของข้อมูลจากบนลงล่าง หรือจากซ้ายไปขวา

- คำอธิบายในภาพสั้นกระทัดรัด เข้าใจง่าย

- ทุกแผนภาพต้องมีลูกศรแสดงทิศทางเข้า - ออก

- ไม่ควรโยงเส้นเชื่อมผังงานที่อยู่ไกลมากๆ ควรใช้สัญญลักษณ์จุดเชื่อมต่อแทน

- ผังงานควรมีการทดสอบความถูกต้องของการทำงานก่อนเขียน

 

สัญลักษณ์มาตรฐาน

 

symbol

 

วฺิธีปฏิบัติงาน (Work Instruction)

   คือ เอกสารที่อธิบายขั้นตอนการปฏิบัติงานของงานใดงานหนึ่ง ตั้งแต่ต้นจนจบ (Step by Step) ว่าต้องทำอย่างไร

 

ประโยชน์ของเอกสารวิธีปฏิบัติงาน

- เพื่อป้องกันการทำงานผิดพลาดหรือไม่สม่ำเสมอ

- เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปตามวิธีการเดียวกัน

-ใช้เป็นเกณฑ์ควบคุม ตรวจสอบผลการปฏิบัติงาน

- เป็นพื้นฐานในการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ใหม่

- เป็นแนวทางในการทบทวนและตรวจติดตามคุณภาพภายใน

 

คุณสมบัติเอกสาร Procedure และ Work Instruction ที่ดี

- ใช้รูปแบบที่เหมาะสม เป็นระเบียบเรียบร้อย

- ใช้ภาษา หรือถ้อยคำที่อ่านได้ง่าย ชัดเจน

- อ่านแล้วรู้ลำดับของการปฏิบัติว่าอะไรก่อนหลัง

- ต้องรู้ว่าระบบหรืองานนั้น จะต้องบันทึกอะไรบ้าง ใช้แบบฟอร์มใด (ถ้ามี)

- ไม่ควรบีบรัดจนเกินไป จนปฏิบัติไม่ได้ อาจยืดหยุ่นตามความจำเป็น

- ใช้รูปแบบที่เหมาะสม อ่านง่าย สื่อความชัดเจน

- ควรเขียนเรียงลำดับเป็นข้อๆ ว่าขั้นตอนใดเกิดก่อน เกิดหลัง

 

เทคนิคการเขียนเอกสารวิธีปฏิบัติงาน

- ไม่มีรูปแบบกำหนดเฉพาะ

- กำหนดเรื่องที่จะเขียน

- เขียนอธิบายงานที่ทำเป็นลำดับ ขั้นตอน สั้น และกระชับ

- ระบุเกณฑ์คุณภาพของงาน (Criteria for Workmanship) (ถ้ามี)

- ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย และอาจใช้รูปภาพ รูปวาด แผนภาพ หรือตารางประกอบ

- ระบุตำแหน่งผู้ปฏิบัติงาน ให้ชัดเจน

- กรณีต้องมีการบันทึกผลการปฏิบัติงาน ให้ระบุไว้ด้วย

- อ้างถึงหรือแนบแบบฟอร์มที่ต้องใช้ไว้ด้วย

- ถ้าเป็นเรื่องคล้ายกัน หรือหมวดเดียวกัน อาจรวมเล่มได้

- ควรให้ผู้ปฏิบัติงาน ร่วมทบทวนเอกสาร เพื่อแก้ไขเอกสารให้สอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง

 

หัวข้อของเอกสาร Procedure และ Work Instruction

   ขอบข่ายที่เอกสารนี้ใช้ ใช้กับหน่วยงานใด อาจรวม Where (ที่ไหน) When (เมื่อไหร่)

- คำจำกัดความ เพื่ออธิบายศัพท์ให้เข้าใจตรงกัน

- ขั้นตอนการปฏิบัติไว้อธิบาย Who, What, How, When, Where ควรเขียนเป็นข้อๆ เรียงลำดับก่อนหลัง

- บันทึก ไว้อธิบายว่าระบบนี้ต้องทำบันทึกอะไรบ้าง

- เอกสารอ้างอิง ถ้าเชื่อมกับเอกสารอื่นควรระบุเอกสารนั้นด้วย

- ประวัติการแก้ไข ซึ่งถือเป็นส่วนหนึ่งของเอกสาร

 

หลักการเขียน Procedure และ Work Instruction

- ใช้สื่อ และภาษาที่เหมาะสมกับคนใช้เอกสาร

- ยึดหลัก 5 W 1 H

   Who          เอกสารต้องระบุว่าใคร

   What         ทำอะไร

   When        ทำเมื่อไหร่

   Where       ทำที่ไหน

   Why          ทำไปทำไม (วัตถุประสงค์อะไร)

   How          ทำอย่างไร

 

เอกสารสนับสนุน (Supporting Document)

   คือ เอกสารอื่นๆที่ใช้เป็นแนวทางหรืออ้างอิง เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติงาน เช่น

- แบบฟอร์ม

- มาตรฐานอ้างอิง

- ใบบรรยายลักษณะงาน (Job Description)

- เอกสารทางเทคนิค (Technical Document)

- ข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ (Product Specification)

 

image

 

 

 

 

 

Search


เงื่อนไขการให้บริการเว็บไซต์ : Website Policy : Privacy Policy Website Security Policy
Copyright© 2012 KmOps. design by กลุ่มบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร สำนักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุข